Offiziell beschreibt das Auswärtige Amt in Berlin das Verfahren der Legalisierung wie folgt:
„Die Legalisierung ist die Bestätigung der Echtheit einer ausländischen Urkunde durch den Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll.“
Die Legalisierung hat im internationalen Zusammenhang also den Zweck, dass eine ausländische öffentliche Urkunde einer inländischen öffentlichen Urkunde in Bezug auf Ihren faktischen Beweiswert identisch ist
Wenn Sie öffentliche Urkunden aus Deutschland im Ausland verwenden möchten, werden diese Urkunden von den Behörden oder Gerichten des anderen Landes in manchen Fällen nur dann anerkannt, wenn die Echtheit und Richtigkeit der Urkunden bereits im Ursprungsland (z.Bsp.: Deutschland) durch eine dort ansässige konsularische Vertretung des anderen Landes festgestellt worden ist.
Dabei kann die ausländische Vertretung selber darüber entscheiden, auf welchem Wege sie sich Gewissheit über die Echtheit der Urkunden verschafft.
Ein international anerkanntes Verfahren ist die Legalisierung. Mit diesem Verfahren wird offiziell und formal die Echtheit öffentlicher Urkunden durch einen Konsularbeamten, des zu bereisenden Landes, noch in Deutschland festgestellt.
Auf Basis dieser Legalisierung kann dann die zuständige Behörde des betreffenden Landes die Dokumentenechtheit der ausländischen Urkunde anerkennen.