Legalisierung - Legalisation

Vorbeglaubigung BfAA, Ghorfa, IHK

Ghorfa (Arab-German Chamber of Commerce and Industry)

Die Handelskammer für deutsche und arabische Unternehmen ist die Ghorfa (Arab-German Chamber of Commerce and Industry e.V.). Sie hat ihren Sitz in Berlin und ist zuständig für die Vorlegalisation von Handelsdokumenten zur Verwendung in den arabischen Ländern. Jedes zur Vorlegalisation eingereichte Dokument ist gemäß den Vorschriften der Konsularabteilungen, welche die Legalisation vornehmen sollen, vorzubeglaubigen (z. B. durch IHK, Landgericht, BfAA etc.).

Nachstehend aufgeführte Länder verlangen die Vorbeglaubigung von Handelsdokumenten durch die Ghorfa:

Bahrain, Irak, Jemen, Jordanien, Katar, Kuwait, Oman, Saudi-Arabien, Sudan, Syrien, VAE.

IHK Bestätigung

In einigen Ländern sind im internationalen Warenverkehr im Zusammenhang mit der Einfuhrabfertigung Bescheinigungen und Beglaubigungen auf Handelspapieren vorgeschrieben. Teilweise sind länderspezifische Besonderheiten, EG-Vorschriften und die nationalen deutschen Bestimmungen zu beachten.

Bei der Einfuhr von Waren verlangen die Behörden vieler Staaten amtliche Bescheinigungen oder Geschäftspapiere, die durch eine Industrie- und Handelskammer bestätigt wurden. Nach der IHK-Bestätigung ist oftmals eine konsularische Legalisation zusätzlich vorgeschrieben. Ein Grund für eine IHK-Bestätigung kann aber auch lediglich der Wunsch des Kunden nach bestimmten Dokumenten sein, wie beispielsweise im Rahmen von Akkreditiv-Geschäften. In erster Linie handelt es sich bei den geforderten Dokumenten um Warenbegleitpapiere, wie Exportrechnungen, Proforma-Rechnungen, betriebliche Qualitäts- und Analysenzertifikate, Packlisten, Hersteller- / Ursprungserklärungen u.ä. Ebenfalls kann eine IHK-Bescheinigung, welche die IHK-Zugehörigkeit bestätigt, für internationale Aktivitäten der Firma wie Ausschreibungen, Registrierungen und Vertriebsmaßnahmen ausgestellt werden.

Für IHK-Bestätigungen gilt grundsätzlich:

1. Die gesetzlichen Vorschriften Deutschlands bzw. der Europäischen Gemeinschaft sind einzuhalten. Die Wünsche des Empfangslandes oder des Kunden können dementsprechend nur dann berücksichtigt werden, wenn sie mit diesen Vorschriften übereinstimmen.
2. Erklärungen auf Firmenbogen müssen original unterschrieben sein.
3. Die Angaben in den Dokumenten müssen nachgewiesen werden.
4. Vordatierungen sind unzulässig.
5. Kopien der Unterlagen verbleiben bei der IHK.

Beglaubigung Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten(BfAA)

Das Bundesamt  (BfAA) wurde entsprechend Artikel 87 Abs. 3 des Grundgesetzes am 14. Januar 1960 durch Gesetz vom 28. Dezember 1959 (BGBl. I S. 829) als selbständige Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern mit Sitz in Köln errichtet. Unter anderem gehört die Endbeglaubigung von Unterschriften auf deutschen öffentlichen Urkunden für die Verwendung im Ausland und die Erteilung von Apostillen auf Bundesurkunden für die Verwendung in Beitrittsländern des Haager Übereinkommens zu seinen Aufgaben.

Einige Länder verlangen die Endbeglaubigung von Dokumenten durch das Bundesverwaltungsamt, bevor diese durch die jeweilige konsularische Vertretung legalisiert werden können. Behördliche Bescheinigungen wie, z.B. Führungszeugnisse, müssen vom Bundesverwaltungsamt apostilliert werden.

Notarielle Vorbeglaubigung

Zu unterscheiden ist zwischen der Beglaubigung von Unterschriften und der Beglaubigung von Abschriften.

1. Beglaubigung von Unterschriften

Ist für eine Erklärung eine öffentliche Beglaubigung durch das Gesetz vorgesehen, so muss die Erklärung schriftlich abgefasst und die Unterschrift des Erklärenden von einem Notar beglaubigt werden. Die notarielle Vorbeglaubigung bestätigt also in Anwesenheit eines Notars, dass eine geleistete Unterschrift auch von der tatsächlichen Person geleistet wurde. Der Notar beglaubigt letztlich, dass die Unterschrift von der anwesenden Person tatsächlich geleistet wurde. Damit wird also nur bestätigt, dass die Unterschrift des Betreffenden echt ist. Nicht bestätigt wird der Inhalt des Dokumentes.

2. Beglaubigung von Abschriften

Hier bestätigt der Notar nicht die Unterschrift, sondern beglaubigt notariell, dass es sich bei der vorliegenden Abschrift um eine korrekte Abschrift des Originals bzw. der Hauptschrift handelt. Damit wird die Übereinstimmung beider Dokumente beglaubigt. Die Hauptschrift kann Urschrift, ihrerseits beglaubigte Abschrift oder eine Ausfertigung sein. Mit der Beglaubigung wird öffentlich bestätigt, dass eine Abschrift inhaltlich mit der Vorlage (Urschrift) identisch ist. Diese Beglaubigung bescheinigt also nicht zugleich die Echtheit oder Gültigkeit der Vorlage, sondern lediglich die inhaltliche Übereinstimmung zwischen der Vorlage und der Abschrift. Eine beglaubigte Kopie einer Kopie der Urschrift/des Originals ist indes nicht möglich.

Der Beglaubigungsvermerk enthält:

• Die Feststellung, dass die beglaubigte Abschrift/Kopie mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt.
• Die genaue Bezeichnung des Schriftstückes, dessen Abschrift/Kopie beglaubigt wird (außer der Beglaubigungsvermerk wird auf der Kopie selbst angebracht).
• Den Ort und den Tag der Beglaubigung, die Unterschrift des die Beglaubigung durchführenden Notars und das Dienstsiegel.

Haager Konvention / Apostille

1961 taten sich in Den Haag mehrere Staaten in einem Vertrag zusammen, um eine Vereinfachung der Legalisation öffentlicher Dokumente zu erwirken. Für  all diese Staaten findet seitdem eine Dokumentenlegalisation ausschließlich mittels einer Apostille statt: ein offizieller Stempel der zuständigen Behörde, welcher die Echtheit des Dokuments und seine Rechtsgültigeit bestätigt, genügt da für.

Vertragsstaaten der Haager Konvention

Auf deutschen Dokumenten, die in den nachstehenden Vertragsstaaten vorgelegt werden, darf eine Apostille als einzige Form der Legalisation angebracht werden.

Wenn Sie Ihre Dokumente in Beitrittsländern des Haager Übereinkommens verwenden, benötigen Sie eine Apostille zum Nachweis der Echtheit offizieller Papiere. Eine Apostille ist ein offizielles Siegel der zuständigen Behörde, das die Echtheit und Rechtsgültigkeit Ihrer Dokumente bestätigt.

Die nachstehenden Dokumente können mit einer Apostille beglaubigt werden

• Eidesstattliche Erklärungen
• Handelsdokumente
• Geburtsurkunden
• Lebenspartnerschafts- u. Heiratsurkunden
• Sterbeurkunden
• Erklärungen
• Offenbarungsunterlagen
• Scheidungsurkunden
• Ausfuhrnachweise
• Ehefähigkeitszeugnisse
• Gründungsurkunden
• Namensänderungsurkunden
• Ausländische Papiere
• Übersetzungen deutscher Dokumente in andere Sprachen
• Medizinische Unterlagen
• Personalausweise
• Notariatsurkunden
• Reisepässe
• Heimtierausweise
• Bevollmächtigungen
• Religiöse Dokumente
• Deutsche Gerichtsunterlagen
• Deutsche (Hoch-)Schulzeugnisse
• Testamente

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WICHTIGER HINWEIS:

Ab dem 25.05.2018 ist es gemäß EU-DSGVO zwingend erforderlich, dass für jede Dokumentenlegalisation eine schriftliche Datenübermittlung des Auftraggebers/Dokumenteninhabers in die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland beigefügt wird.

Hierfür klicken Sie bitte wahlweise für Unternehmen bzw. Privatpersonen auf einen der folgenden Buttons. Das Formular muss ausgefüllt und unterschrieben den für das jeweilige Bestimmungsland unten aufgeführten Dokumenten zusätzlich beigefügt werden.

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Sollten Sie in der obenstehenden Liste das für Sie in Frage kommende Land nicht gefunden haben, ist in Abhängigkeit von der Art der zu legalisierenden Dokumente eine individuelle Anfrage beim zuständigen Konsulat erforderlich.
Rufen Sie uns unter 030 21003624 an, wir helfen Ihnen gerne weiter.