Datenschutzerklärung für Visa Service und Dokumente

DSGVO-Datenschutzerklärung für Visa Service und Dokumente

Zusammenfassung

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie VSB VISA SERVICE GmbH persönliche Daten im Zusammenhang mit Website-Besuchen, Anfragen und Aufträgen für Visa Service, Beglaubigung von Dokumenten und Legalisierungen verarbeitet. Sie nennt Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger, Transfers in Drittstaaten, Speicherfristen, Schutzmaßnahmen und Ihre Rechte nach der DSGVO. VSB VISA SERVICE GmbH ist ein privater Dienstleister. Entscheidungen über Visa oder Legalisierungen treffen nur die zuständigen Behörden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer Dienste ist:

VSB VISA SERVICE GmbH

Kurfürstenstraße 114

10787 Berlin, Deutschland

Telefon: +49 (0)30 21003624

E-Mail: info@visa-service.com

Website: https://visa-service.com/

Wenn für einzelne Vorgänge ein anderer Verantwortlicher zuständig ist, teilen wir Ihnen das gesondert mit.

Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

• Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst.
• Wir verarbeiten Daten nur nach den Regeln der DSGVO und des BDSG.
• Diese Erklärung zeigt, welche Daten wir verarbeiten, warum wir das tun, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Sie haben.
• Daten sind alle Angaben, mit denen Sie direkt oder indirekt erkannt werden können.

Besuch unserer Website

Wenn Sie unsere Website aufrufen, verarbeitet der Server technisch nötige Daten. Dazu gehören zum Beispiel:

• IP-Adresse des Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei
• übertragene Datenmenge
• Meldung über den Abruf
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• zuvor besuchte Website, wenn der Browser sie sendet

Wir nutzen diese Daten, um die Website zu betreiben, sie sicher und stabil zu halten und Fehler zu prüfen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website.

Die Server-Logdaten speichern wir nur so lange, wie wir sie für diese Zwecke brauchen. Danach löschen oder anonymisieren wir sie, soweit keine Pflicht zur längeren Aufbewahrung besteht oder ein Sicherheitsvorfall dies nötig macht.

Hosting-Anbieter: [Name und Anschrift des Hosting-Anbieters ergänzen]

Speicherfrist: [konkrete Frist mit Hosting-Anbieter abstimmen]

Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Post oder Kontaktformular erreichen, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns senden. Dazu gehören meist:

• Name
• Kontaktdaten
• Inhalt Ihrer Anfrage
• Angaben zu einem Visa- oder Legalisierungsauftrag

Wir nutzen diese Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Rückfragen zu klären und bei Bedarf ein Angebot zu erstellen oder einen Auftrag vorzubereiten.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage mit einem Vertrag oder mit vorvertraglichen Schritten zusammenhängt
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen Anfragen wegen unseres berechtigten Interesses an einem sauberen Austausch

Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage abgeschlossen ist, sofern keine Aufbewahrungsfrist oder ein anderer berechtigter Grund für eine weitere Speicherung besteht.

Bearbeitung von Visa-, Beglaubigungs- und Legalisierungsaufträgen

Im Rahmen unserer Dienste verarbeiten wir Daten, die für die Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von Visa-, Beglaubigungs-, Übersetzungs- und Legalisierungsaufträgen nötig sind.

Je nach Auftrag können das sein:

• Name, Geburtsdatum und Geburtsort
• Nationalität und Anschrift
• Kontaktdaten
• Pass- und Ausweisdaten
• Angaben zu Reise, Aufenthalt oder Visumantrag
• Angaben aus Urkunden und Bescheinigungen
• Angaben zu Familienstand oder Verwandtschaft, wenn der Auftrag dies verlangt
• berufliche oder geschäftliche Angaben
• Angaben aus Handelsregisterauszügen, Vollmachten, Rechnungen, Ursprungszeugnissen, Verträgen und anderen Geschäftsdokumenten
• Zahlungs- und Rechnungsdaten
• Korrespondenz und Auftragsunterlagen

Wir verarbeiten nur Daten, die für den jeweiligen Auftrag nötig sind, oder Daten, die Sie uns freiwillig geben.

Zwecke der Verarbeitung:

• Prüfung und Vorbereitung der eingereichten Unterlagen
• Beantragung und Abwicklung von Visa
• Organisation von Beglaubigungen, Apostillen und Legalisierungen
• Einreichung und Abholung von Dokumenten bei zuständigen Stellen
• Austausch mit Behörden, Botschaften, Konsulaten und anderen beteiligten Stellen
• Übersetzung, Versand und Rückgabe von Dokumenten
• Abrechnung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertrag und vorvertragliche Schritte
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa aus dem Handels- und Steuerrecht
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung für den ordentlichen Ablauf und die Dokumentation unserer Dienste nötig ist

Besondere Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeiten wir nur, wenn dafür eine passende Rechtsgrundlage besteht, zum Beispiel Ihre Einwilligung oder eine gesetzlich erlaubte Ausnahme.

Weitergabe von Daten an Behörden und Dienstleister

Für einen Auftrag kann es nötig sein, Daten und Dokumente an externe Stellen weiterzugeben. Dazu können gehören:

• Botschaften und Konsulate
• zuständige Ministerien und andere Behörden
• Gerichte sowie Justiz- oder Verwaltungsstellen
• Industrie- und Handelskammern und andere zuständige Kammern
• Stellen für Apostillen und Vorbeglaubigungen
• Übersetzungsdienstleister und Notare
• Versand- und Kurierdienstleister
• Zahlungsdienstleister
• IT-, Hosting- und Kommunikationsdienstleister

Wir geben Daten nur weiter, wenn das für die Bearbeitung des Auftrags nötig ist, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht oder wenn eine andere rechtliche Grundlage nach Datenschutzrecht vorliegt.

Welche Empfänger im Einzelfall beteiligt sind, hängt vom Zielland und von der Art des Dokuments ab.

Übermittlung von Daten in Drittstaaten

Bei Visa-, Beglaubigungs- und Legalisierungsaufträgen kann es nötig sein, Daten und Dokumente an Behörden, Botschaften, Konsulate oder andere Empfänger außerhalb der EU oder des EWR zu übermitteln.

Das kann zum Beispiel bei Aufträgen für die Vereinigten Arabischen Emirate oder Saudi-Arabien vorkommen.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn sie für den Auftrag nötig ist, wenn das Gesetz sie erlaubt oder wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Bitte beachten Sie: In Drittstaaten kann ein anderes und oft geringeres Schutzniveau gelten als in der EU.

Wir übermitteln nur die Daten und Dokumente, die für den jeweiligen Auftrag wirklich nötig sind.

Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website kann Cookies und ähnliche Technologien nutzen. Das sind kleine Dateien oder technische Verfahren, die Informationen auf Ihrem Endgerät speichern oder auslesen können.

Technisch nötige Cookies sorgen dafür, dass die Website läuft und die Grundfunktionen arbeiten.

Weitere Cookies oder Tools, etwa für Analyse, Statistik oder Marketing, setzen wir nur ein, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht. Wenn eine Einwilligung nötig ist, nutzen wir diese Technologien erst nach Ihrer Zustimmung.

You can change or withdraw your consent at any time through the settings of our cookie banner for the future.

Auf der Website eingesetzte Cookies und Dienste: [tatsächlich eingesetzte Tools, Anbieter, Zwecke, Laufzeiten und Rechtsgrundlagen ergänzen]

Webanalyse und Marketing

Wenn wir Dienste zur Reichweitenmessung, Webanalyse oder Werbung einsetzen, können dabei Daten zur Nutzung unserer Website verarbeitet werden. Dazu gehören zum Beispiel:

• aufgerufene Seiten
• Nutzungsdauer
• technische Einstellungen
• Interaktionen

Solche Dienste nutzen wir nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Ist eine Einwilligung nötig, stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

Eingesetzte Analyse- oder Marketingdienste: [Anbieter, Zweck, Datenarten, Drittlandübermittlung und Widerrufsmöglichkeit ergänzen]

Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung

Im Rahmen der Auftragsabwicklung verarbeiten wir Zahlungs- und Rechnungsdaten, zum Beispiel:

• Rechnungsanschrift
• Rechnungsbetrag
• Zahlungsstatus
• Bank- oder Transaktionsdaten, wenn nötig

Wir nutzen diese Daten für Zahlungen, Rechnungen und für gesetzliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Wenn wir externe Zahlungsdienstleister nutzen, geben wir die dafür nötigen Daten an diese weiter.

Zahlungsdienstleister: [gegebenenfalls ergänzen]

Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie wir sie für den jeweiligen Zweck brauchen oder wie es das Gesetz verlangt.

Auftrags- und Geschäftsdokumente können wir wegen handels- und steuerrechtlicher Vorgaben für gesetzlich festgelegte Fristen aufbewahren. Danach löschen wir die Daten, soweit wir sie nicht mehr zur Durchsetzung, Ausübung oder Verteidigung von Rechten brauchen.

Originaldokumente bearbeiten wir im Rahmen des Auftrags. Nach Abschluss geben wir sie nach Vereinbarung zurück, holen sie ab oder senden sie zurück.

Ihre Rechte

Sie haben nach dem Gesetz folgende Rechte:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung falscher oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten erreichen.

Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie meinen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Zuständig ist vor allem die Behörde an Ihrem Wohnort, an Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes.

Datensicherheit

Wir setzen passende technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Änderung oder Offenlegung zu schützen.

Wir passen diese Maßnahmen an den Stand der Technik und an die jeweiligen Risiken an.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine rein automatische Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinn von Art. 22 DSGVO findet bei unseren beschriebenen Diensten grundsätzlich nicht statt.

Hinweis zu unserer Tätigkeit

VSB VISA SERVICE GmbH ist ein privater Dienstleister für Visa Service, Beglaubigung von Dokumenten und Legalisierungen. Wir sind keine staatliche Behörde, Botschaft oder konsularische Vertretung.

Wir können Unterlagen vorbereiten, vermitteln und bei zuständigen Stellen einreichen. Entscheidungen über Visa, Beglaubigungen oder Legalisierungen treffen nur die zuständigen Behörden und Institutionen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Datenverarbeitung, unsere Dienste oder die gesetzlichen Vorgaben ändern.

FAQ

Frage: Welche Arten von Daten verarbeitet VSB VISA SERVICE GmbH im Rahmen eines Visa-, Beglaubigungs- oder Legalisierungsauftrags?

Antwort: Je nach Auftrag können unter anderem Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, Anschrift, Kontaktdaten, Pass- und Ausweisdaten, Angaben zur Reise oder zum Visumantrag, Informationen aus Urkunden und Bescheinigungen, Zahlungs- und Rechnungsdaten sowie Korrespondenz und Auftragsunterlagen verarbeitet werden. Wir verarbeiten nur Daten, die für den jeweiligen Auftrag nötig sind oder die Sie freiwillig bereitstellen.

Frage: Warum können Daten an Behörden, Botschaften, Konsulate oder Dienstleister weitergegeben werden?

Antwort: Eine Weitergabe kann nötig sein, um den Auftrag auszuführen, zum Beispiel für einen Visa-Antrag, eine Beglaubigung, eine Apostille oder eine Legalisierung, für Übersetzungen oder für den Versand von Dokumenten. Wir geben Daten nur weiter, wenn das für die Bearbeitung nötig ist, wenn das Gesetz es verlangt oder wenn eine andere rechtliche Grundlage vorliegt.

Frage: Können Daten auch außerhalb der EU oder des EWR verarbeitet werden?

Antwort: Ja. Bei bestimmten Visa-, Beglaubigungs- und Legalisierungsaufträgen kann eine Übermittlung an Behörden, Botschaften, Konsulate oder andere Empfänger in Drittstaaten nötig sein, etwa bei Aufträgen für die Vereinigten Arabischen Emirate oder Saudi-Arabien. Dabei übermitteln wir nur die nötigen Daten und Dokumente. Zugleich weist diese Datenschutzerklärung darauf hin, dass in Drittstaaten oft kein mit der EU vergleichbares Schutzniveau besteht.

Frage: Welche Rechte haben betroffene Personen nach dieser Datenschutzerklärung?

Antwort: Betroffene Personen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen und den Widerruf einer Einwilligung verlangen. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Frage: Entscheidet VSB VISA SERVICE GmbH selbst über Visa, Beglaubigungen oder Legalisierungen?

Antwort: Nein. VSB VISA SERVICE GmbH ist ein privater Dienstleister und keine staatliche Behörde, Botschaft oder konsularische Vertretung. Wir können Unterlagen vorbereiten, vermitteln und einreichen. Die Entscheidungen treffen jedoch nur die zuständigen Behörden und Institutionen.