Die Legalisierung ist die Bestätigung der Echtheit einer ausländischen Urkunde durch den Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll.
Die Legalisierung hat im internationalen Zusammenhang also den Zweck, dass eine ausländische öffentliche Urkunde einer inländischen öffentlichen Urkunde in Bezug auf Ihren faktischen Beweiswert identisch ist
Wenn Sie öffentliche Urkunden aus Deutschland im Ausland verwenden möchten, werden diese Urkunden von den Behörden oder Gerichten des anderen Landes in manchen Fällen nur dann anerkannt, wenn die Echtheit und Richtigkeit der Urkunden bereits im Ursprungsland (z.Bsp.: Deutschland) durch eine dort ansässige konsularische Vertretung des anderen Landes festgestellt worden ist.
Dabei kann die ausländische Vertretung selber darüber entscheiden, auf welchem Wege sie sich Gewissheit über die Echtheit der Urkunden verschafft.
Ein international anerkanntes Verfahren ist die Legalisierung. Mit diesem Verfahren wird offiziell und formal die Echtheit öffentlicher Urkunden durch einen Konsularbeamten, des zu bereisenden Landes, noch in Deutschland festgestellt.
Auf Basis dieser Legalisierung kann dann die zuständige Behörde des betreffenden Landes die Dokumenten Echtheit der ausländischen Urkunde anerkennen.
♣Apostille
Ein weiteres Verfahren ist die Haager Apostille. Auch mit der Apostille wird die Echtheit einer öffentlichen Urkunde bestätigt.
Die Apostille wird durch die Behörde des Landes, das die betreffende Urkunde ausgestellt hat, erteilt. Eine Bestätigung durch einen Mitarbeiter einer konsularischen Vertretung des Reiselandes entfällt damit in bestimmten Fällen.
Im folgenden Text können Sie lesen, ob Sie für Ihre Urkunde eine Apostille oder Legalisierung benötigen oder ob eventuell andere zwischenstaatliche Regelungen greifen.
Die aufwendigen Prozeduren von Apostille und Legalisierung sind in vielen Fällen alternativlos.
Woher auch soll die zuständige Behörde eines Landes außerhalb Deutschlands wissen, ob diese oder jene Urkunde aus Deutschland auch wirklich echt ist? Die Palette der möglichen Urkunden und ausstellenden Behörden in Deutschland ist nahezu unüberschaubar. Die föderale Struktur des Landes, die permanenten gesetzlichen Neuerungen und die Anpassungen an die europäische Gesetzgebung machen es den Mitarbeitern ausländischer Vertretungen so gut wie unmöglich, hier einen zuverlässigen Überblick über alle möglichen Urkunden zu behalten.
Auch aus diesem Grund wird im Normalfall für die angestrebte Legalisierung eine Vorbeglaubigung der Urkunden durch deutsche Behörden verlangt und oft auch eine weitere Beglaubigung, die als „Endbeglaubigung“ oder auch als „Überbeglaubigung“ bezeichnet wird. Erst bei der Vorlage dieser Beglaubigungen wird in der Regel auch eine Legalisierung durch die konsularische Vertretung vorgenommen. Diese Vor Beglaubigungen werden in Deutschland in den einzelnen Bundesländern von verschieden Stellen ausgestellt.
♣ Beglaubigung
Vor Beglaubigungen von Verträgen, Firmenerklärungen usw. sind notariell und danach durch das zuständige Landgericht vorzubeglaubigen (zwei Schritte). Achten Sie bitte dabei immer darauf, dass Sie das Land angeben, indem die Urkunde vorgelegt werden soll.
Beachten Sie bitte: Urkunden, deren Vorbeglaubiger nicht die Echtheit der Unterschrift des Ausstellers bestätigt hat, können vom Bundesverwaltungsamt nicht endbeglaubigt werden!
Wenn allerdings die IHK (Industrie- und Handelskammer) Ursprungserzeugnisse, Handelsrechungen bzw, reine Produktbeschreibungen und Packlisten gesichtet und bestätigt hat, dann können hier Ausnahmen gelten.